Barkod okuyucuyla stok sayımı nasıl yapılır?
Raftaki ürünler tek tek okutulur ve adetleri girilir; yazılım sayılan miktarı kayıtlı stokla karşılaştırıp fark raporu çıkarır. Farklar kontrol edildikten sonra onaylanır ve stok sayılan miktara eşitlenir. Sayım sırasında satış ve mal girişi durdurulmalı ya da bölge bölge sayılmalıdır.
Yayın:
Sayımdan önce hazırlık
- Bekleyen alış faturalarını ve iadeleri sisteme girin. Girilmemiş kayıt, sayımda sahte fark olarak çıkar.
- Rafları düzenleyin; aynı ürünü tek yerde toplayın.
- Barkodu olmayan ya da etiketi yıpranmış ürünlere yeni etiket basın.
- Sayımı bölgelere ayırın: raf, reyon ya da depo bölümü. Her bölgeyi kimin sayacağını belirleyin.
Sayım adımları
- Yazılımda yeni bir sayım başlatın.
- Bir bölgeden başlayın. Ürünü okutun, adedini girin. Aynı üründen çok varsa tek tek okutmak yerine bir kez okutup adedi yazın.
- Sayılan rafı işaretleyin (bir kâğıt ya da renkli etiketle) ki iki kez sayılmasın ya da atlanmasın.
- Tüm bölgeler bitince yazılımdan fark raporu alın.
- Büyük farkları onaylamadan önce o ürünü yeniden sayın.
- Farkları onaylayın. Yazılım stoku sayılan miktara eşitler ve farkı sayım düzeltmesi olarak kaydeder.
Fark raporu nasıl okunur?
Rapor her ürün için üç rakam gösterir: kayıtlı stok, sayılan miktar ve aradaki fark.
- Eksik çıkan ürün: Kayıtsız fire, hırsızlık, yanlış ürün okutularak yapılmış satış ya da hiç girilmemiş tedarikçi iadesi.
- Fazla çıkan ürün: Girilmemiş mal alımı ya da başka ürünün barkoduyla yapılmış satış.
- Biri eksik, benzeri fazla: İki benzer ürün kasada birbirinin yerine okutulmuştur.
Tam sayım mı, kısmi sayım mı?
Tam sayım bütün stokun bir seferde sayılmasıdır; genellikle yıl sonunda yapılır ve işletmenin o süre kapalı olmasını gerektirir.
Kısmi (döngüsel) sayım her gün ya da her hafta küçük bir ürün grubunun sayılmasıdır. Dükkân kapanmaz, hatalar aylar sonra değil birkaç gün içinde fark edilir. Pahalı ve çok satan ürünler sık, yavaş dönen ürünler seyrek sayılır.
Sık yapılan hatalar
- Sayım sürerken o bölgeden satış yapmak ya da rafa mal koymak.
- Kolileri açmadan üzerindeki adede güvenmek.
- Farkları kontrol etmeden toplu onaylamak. Bu, gerçek sorunu gizler ve hata tekrar eder.
- Sayımı tek kişiye bırakmak. Değerli ürünlerde ikinci bir kişinin kontrol sayımı yapması farkı ciddi biçimde azaltır.
Sık sorulan sorular
Sayım için el terminali şart mı?
Hayır. Küçük işletmelerde dizüstü bilgisayara bağlı bir okuyucu ya da kamerasıyla barkod okuyan bir telefon yeterlidir. El terminali büyük depolarda hız kazandırır.
Dükkânı kapatmadan sayım yapılabilir mi?
Evet, kısmi sayımla. Her seferinde küçük bir bölge sayılır ve o bölgedeki ürünlerin sayım bitene kadar satılmamasına dikkat edilir.
Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Yılda en az bir tam sayım yapılmalıdır. Bunun yanında çok satan ve pahalı ürünlerin haftalık ya da aylık kısmi sayımı farkları küçük tutar.
Sayım farkı ne kadar olursa normal sayılır?
Sektöre göre değişir, kesin bir sınır yoktur. Önemli olan farkın sayımdan sayıma küçülmesi ve büyük farkların nedeninin bulunmasıdır.